Traditionel backup eller cloud backup til virksomheder

Mandag morgen, medarbejderne kan ikke komme ind i forretningssystemet, og den seneste backup viser sig at være fra en uge siden. Så betyder det mindre, om lageret var billigt, eller teknologien var kendt. Spørgsmålet om traditionel backup eller cloud backup handler ikke primært om, hvor dataene bor, men hvor hurtigt virksomheden kan genoptage normal drift.

For små og mellemstore virksomheder kan tabte e-mails, dokumenter, finansielle data eller kundeoplysninger betyde tabt indtjening, forstyrret service og svækket tillid. God backup er derfor en driftsbeskyttelse. Den skal tage højde for, hvilke data der er vigtige, hvor længe virksomheden kan være nede, og hvilken risiko driften reelt tåler.

Traditionel backup eller cloud backup: hvad er forskellen?

Traditionel backup betyder ofte, at data sikkerhedskopieres til lokalt udstyr, for eksempel en server, NAS-lager, ekstern disk eller magnetbånd. Udstyret er normalt i samme bygning som medarbejderne, nogle gange i et aflåst teknisk skab eller serverrum. Virksomheden har så direkte kontrol over udstyret og kan ofte gendanne store datamængder hurtigt over det interne netværk.

Cloud backup gemmer backup i et datacenter hos en serviceudbyder, adskilt fra virksomhedens arbejdsplads. Backup sker over en netværksforbindelse i henhold til en foruddefineret tidsplan, og dataene er normalt krypterede både under overførsel og i lager. Hvis brand, vandskade, indbrud eller nedbrud sætter det lokale udstyr ud af spillet, er backupen ikke i samme fare.

Dette er ikke et simpelt valg mellem gammelt og nyt. Lokal backup kan være meget fornuftig, når der skal gendannes store datamængder hurtigt. Cloud backup styrker derimod beskyttelsen, når en hændelse påvirker hele arbejdspladsen, eller når medarbejdere og udstyr er spredt. I de fleste tilfælde er den bedste løsning et samspil mellem begge metoder.

Hastighed i gendannelse er ofte vigtigere end selve backupen

Backup, der ikke er testet, er ikke en bekræftet gendannelsesplan. Dette er en af de mest almindelige svagheder, vi ser hos virksomheder: backup kører tilsyneladende normalt, men ingen har verificeret, om dataene kan åbnes, om en server kan genopbygges, eller om brugere kan komme tilbage til arbejdet inden for en acceptabel tid.

Lokal backup kan have en fordel, når der skal gendannes mange terabytes. Hvis en server fejler, men bygningen og det interne netværk er intakte, kan det være meget hurtigere at hente data fra et lokalt lager end at downloade dem fra skyen. Dette gælder især for virksomheder, der arbejder med store designfiler, videoer, produktionsdata eller omfattende datasæt.

Cloud backup har endnu en fordel. Det gør det muligt for virksomheden at gendanne, når lokale computersystemer, kontor- eller lagerudstyr ikke er tilgængeligt. Nogle systemer kan også midlertidigt starte kopierede servere i et cloud-miljø. Det kan forkorte nedetiden betydeligt, men kræver, at tjenesten, netværksforbindelsen og prioriteringen af systemerne er planlagt på forhånd.

Det rigtige spørgsmål er derfor ikke kun: „Hvor ofte tages der backup?“ Det er også: „Hvor længe kan vi være uden dette system?“ E-mail, regnskab, salgssystemer, dokumentlager og driftssystemer har ikke alle samme tålmodighed med nedetid.

Sæt målbare mål for gendannelse

To begreber hjælper ledere med at træffe en klar beslutning. Gendannelsestid beskriver, hvor hurtigt et system skal være i drift igen. Datatab er derimod, hvor meget af de seneste data virksomheden kan miste.

Hvis en virksomhed kan tåle at miste op til fire timers arbejde, skal backup tage backup mindst hvert fjerde time. Hvis salgssystemet ikke må være nede længere end en arbejdsdag, skal gendannelsesplanen vise, reelt og ikke kun på papir, hvordan dette mål vil blive nået.

Disse mål skal være forskellige for forskellige systemer. Det er sjældent fornuftigt at bruge lige mange penge på gendannelse af et gammelt dokumentarkiv som på et aktivt finans- eller service system.

Sikkerhedsrisikoen: backup bliver også et mål

Ransomware stopper ikke nødvendigvis, når virksomhedens filer er krypteret. Angribere leder ofte efter backup, sletter dem eller forsøger at kryptere dem, før der kræves betaling. Backup, der altid er forbundet til det samme netværk, tilgængeligt med de samme brugerkonti og ubeskyttet mod ændringer, kan derfor være en svagere beskyttelse, end ledere forventer.

Lokal backup skal beskyttes mod fysiske hændelser og misbrug af adgang. En ekstern harddisk i en skuffe er bedre end ingen backup, men den hjælper kun lidt, hvis den er i samme bygning og den samme backup-proces fejler. Der er også risiko for, at manuel backup bliver uregelmæssig, når belastningen stiger, eller den ansvarlige er fraværende.

Cloud backup reducerer risikoen for lokal skade, men er ikke automatisk sikker. Det er nødvendigt at undersøge opbevaringstid, adgangskontrol, multifaktorautentificering, kryptering og om backup kan ændres eller slettes uden særlige rettigheder. Uforanderlig backup, hvor data ikke kan slettes eller ændres i en defineret periode, kan være afgørende efter et netangreb.

God beskyttelse bygger på en principiel regel, der ofte kaldes 3-2-1: at have mindst tre kopier af data, på to forskellige lager medier og en kopi uden for arbejdspladsen. I drift, hvor netangreb er en reel trussel, er det fornuftigt at tilføje en backup, der er beskyttet mod ændringer.

Omkostningerne er mere end prisen på lagerplads

Traditionel backup kan virke omkostningseffektiv i starten. Virksomheden køber udstyr og bruger det i et par år. Men omkostningerne inkluderer også vedligeholdelse, udskiftning af diske, overvågning, backup-software, strøm og medarbejdernes tid. Hvis udstyret fejler, eller pladsen løber tør uden varsel, kan besparelsen vise sig at blive dyr.

Cloud backup betales ofte som en månedlig tjeneste. Det kan give mere forudsigelige driftsomkostninger og reducere behovet for eget lagerudstyr. Omvendt kan omkostninger og gendannelsestid stige, når datamængden vokser, især hvis store datamængder skal hentes med kort varsel.

Derfor er det rigtigt at sammenligne de samlede omkostninger, ikke kun den månedlige afgift. Hvad koster en times nedetid? Hvad koster det at miste de seneste ordrer, løndata eller kundekommunikation? Når disse svar er kendte, bliver det lettere at se, hvor en investering i backup giver reel driftssikkerhed.

Hvornår passer en hybridløsning bedst?

De fleste virksomheder behøver ikke at vælge én løsning helt. Lokal backup kan sikre hurtig gendannelse for de vigtigste systemer, mens cloud backup kan være et eksternt sikkerhedsnet mod alvorlige hændelser. Dette reducerer sandsynligheden for, at én fejl, én forkert konfiguration eller ét angreb stopper driften.

En hybridløsning er især velegnet, når virksomheder har både cloud-tjenester og lokale systemer. Microsoft 365 er for eksempel ikke det samme som en dedikeret backup-proces. Filer, postkasser eller brugere kan blive slettet ved en fejl, og opbevaringsindstillinger er ikke nødvendigvis designet til at opfylde enhver virksomheds gendannelseskrav. Det samme gælder for dokumentarkiver og forretningssystemer, der er hostet andre steder.

Hos nexIT arbejder vi sammen med virksomheder om at definere, hvilke data og systemer der først skal være operationelle igen. Derefter overvåger vi backups, reagerer på fejl og tester gendannelse, så planen er realistisk, når det gælder. Målet er ikke at tilføje et komplekst system, men at gøre ansvar, omkostninger og beskyttelse klarere.

Spørgsmål, der skal besvares, før der træffes en beslutning

Før en backup-løsning vælges, bør virksomheden kunne besvare fire spørgsmål: Hvilke data stopper driften, hvis de går tabt? Hvor nye skal gendannede data være? Hvor længe må hvert nøglesystem være utilgængeligt? Og hvem er ansvarlig for at overvåge fejl og teste gendannelse?

Hvis svarene er uklare, er det ikke et tegn på, at virksomheden nødvendigvis har brug for dyrere teknologi. Det er et tegn på, at prioriteringen først skal kortlægges. En enkel, velstyret løsning med bekræftede gendannelser er bedre end en dyr løsning, som ingen ejer eller forstår.

Næste skridt behøver ikke at være et stort projekt. Start med et vigtigt system, verificer hvornår det sidst blev gendannet med succes, og vurder derefter, om det resultat ville holde driften i gang, hvis der opstod en fejl i morgen.