Printix – zarządzanie drukiem dla rozwijających się firm

Pracownik musi wydrukować umowę tuż przed spotkaniem, ale nie może znaleźć odpowiedniej drukarki. Ktoś inny wysyła dokument do wspólnego urządzenia i zapomina go odebrać. W międzyczasie zespół IT traci czas na sterowniki, problemy z dostępem i drukarki, które działają w jednym biurze, a w innym nie. Zarządzanie drukiem Printix dla firm rozwiązuje te codzienne problemy dzięki scentralizowanemu, sterowanemu z chmury podejściu, które upraszcza drukowanie dla pracowników i czyni je bardziej przystępnym dla operacji.

Drukowanie często otrzymuje niewielką uwagę, dopóki nie zatrzyma pracy. Wtedy okazuje się, że nie chodzi tylko o papier i urządzenia. Chodzi o dostęp do dokumentów, bezpieczeństwo poufnych danych, koszty, obsługę pracowników i zdolność firmy do kontynuowania pracy, gdy ludzie pracują w więcej niż jednym miejscu.

Co rozwiązuje zarządzanie drukiem Printix dla firm?

Tradycyjne środowisko drukowania często opiera się na serwerze druku, lokalnych sterownikach i ręcznej konfiguracji na każdym komputerze. Może to wystarczyć w małym biurze ze stacjonarnymi urządzeniami, ale złożoność szybko rośnie wraz ze wzrostem liczby pracowników, pracą zdalną lub używaniem laptopów w więcej niż jednej lokalizacji.

Printix przenosi zarządzanie do chmury. Zamiast konfigurować i utrzymywać rozwiązania drukowania w każdej sieci, można centralnie przydzielać drukarki, ustawienia i dostęp. Pracownicy widzą wtedy drukarki, z których powinni móc korzystać, a dział IT uzyskuje jaśniejszy przegląd użytkowania, urządzeń i potencjalnych odchyleń.

Nie eliminuje to całkowicie zarządzania. Drukarki nadal wymagają konserwacji, papieru i czasami specjalistycznych ustawień. Różnica polega na tym, że codzienne zarządzanie nie będzie zależeć od jednego starszego serwera, skomplikowanych połączeń VPN ani od tego, że pracownik działu pomocy technicznej musi łączyć się z każdym komputerem, aby naprawić drukarkę.

Drukowanie to także kwestia bezpieczeństwa

Niedostarczone dokumenty do wydruku na wspólnej drukarce stanowią niedoceniane ryzyko. Dane płacowe, umowy handlowe, dane osobowe i informacje finansowe mogą leżeć na widoku tam, gdzie przechodzą osoby nieuprawnione. Firmy, które uważnie dbają o pocztę elektroniczną i przechowywanie w chmurze, powinny stosować tę samą zasadę do dokumentów papierowych wychodzących z urządzenia w korytarzu.

Dzięki bezpiecznemu zwalnianiu wydruków pracownik może wysłać dokument do kolejki, a odebrać go dopiero po uwierzytelnieniu się przy drukarce, na przykład za pomocą karty, numeru PIN lub innej zdefiniowanej metody. Zmniejsza to prawdopodobieństwo, że dane wpadną w niepowołane ręce, a jednocześnie ogranicza marnotrawstwo spowodowane wydrukami, których nikt nie odbiera.

Kontrola dostępu jest również ważna. Nie wszyscy muszą mieć możliwość drukowania na wszystkich urządzeniach, a poszczególne działy mogą potrzebować specjalnych zasad dotyczących drukowania kolorowego, większych zadań lub urządzeń znajdujących się w pobliżu wrażliwych obszarów roboczych. Prawidłowo skonfigurowane zarządzanie drukiem wspiera te zasady, nie czyniąc prostego zadania niepotrzebnie uciążliwym dla użytkownika.

Niższe koszty wynikają z lepszego zarządzania, a nie tylko z mniejszej liczby wydruków.

Koszt drukowania rzadko jest widoczny na jednym rachunku. Rozkłada się na leasing lub zakup urządzeń, tusze i tonery, papier, naprawy, prąd, czas serwisowania i stracony czas pracy, gdy drukowanie zawodzi. Kiedy brakuje ogólnego przeglądu, łatwo jest kontynuować drogie praktyki robocze, ponieważ nikt nie widzi skali problemu.

Printix może dostarczyć menedżerom lepsze informacje o tym, gdzie i jak odbywa się drukowanie. Ta wiedza pozwala na dyskusję o rzeczywistych decyzjach: Czy drukowanie w kolorze jest uzasadnione? Czy działa zbyt wiele urządzeń? Czy każda jednostka potrzebuje własnego urządzenia, czy lepsze byłoby wspólne i bezpieczne urządzenie? Czy można skierować określone zadania domyślnie do bardziej ekonomicznej drukarki?

Celem nie powinno być zakazywanie drukowania z powodów ideologicznych. W wielu środowiskach pracy dokumenty papierowe są niezbędne, na przykład w recepcji, finansach, dziale prawnym, służbie zdrowia lub magazynach. Celem jest, aby firma wiedziała, czego używa, chroniła dokumenty i nie płaciła za niepotrzebne komplikacje.

Kiedy pracownicy pracują z dowolnego miejsca

Mieszane modele pracy zmieniły oczekiwania wobec usług wewnętrznych. Pracownik chce móc otworzyć laptopa, znaleźć odpowiednią drukarkę w biurze i wykonać zadanie bez konieczności dzwonienia na infolinię. Nie musi wiedzieć, jaki serwer sieciowy, adres IP czy sterownik się za tym kryje.

Drukowanie zarządzane przez chmurę może znacznie uprościć te procesy, zwłaszcza gdy firma ma więcej niż jedną lokalizację lub regularnie przyjmuje nowych pracowników. Konfiguracja może podążać za użytkownikiem i urządzeniem zgodnie z określonymi zasadami, zamiast być osobnym zadaniem za każdym razem, gdy komputer jest wymieniany.

Jednak to, jak prosta będzie zmiana, zależy od środowiska. Firmy posiadające starsze, specjalistyczne urządzenia, oznaczenia produkcyjne, specyficzne systemy księgowe lub rygorystyczne wymagania dotyczące funkcjonalności lokalnej, muszą zmapować przepływ drukowania przed wprowadzeniem zmian. Ryzyko nie leży w samym rozwiązaniu chmurowym, ale w założeniu, że wszystkie potrzeby drukowania są takie same.

Wdrożenie, które nie zakłóca działalności

Dobre wdrożenie nie zaczyna się od instalacji oprogramowania na wszystkich komputerach. Zaczyna się od prostych pytań: Jakie urządzenia są w użyciu? Kto musi drukować? Jakie dokumenty są wrażliwe? Gdzie występuje najwięcej zgłoszeń serwisowych? I jaki koszt powstaje, nie będąc widocznym?

Następnie należy określić zasady, które wspierają pracę, a nie ją utrudniają. Pracownicy recepcji mogą potrzebować szybkiego drukowania domyślnego. Zespół finansowy może potrzebować bezpiecznego odbioru wydruków. Menedżerowie mogą potrzebować dostępu w więcej niż jednej lokalizacji. Te potrzeby nie powinny zmuszać firmy do wielu oddzielnych rozwiązań, jeśli można nimi zarządzać za pomocą jasnych ról i ustawień.

Testowanie z ograniczoną grupą jest często rozsądne. Daje to możliwość znalezienia specyficznych ustawień, przeszkolenia kluczowych użytkowników i dostosowania doświadczenia przed wdrożeniem rozwiązania we wszystkich działach. Po wdrożeniu należy monitorować użytkowanie, zgłoszenia serwisowe i zasady bezpieczeństwa. Środowisko drukowania nie jest zadaniem jednorazowym, ale częścią codziennej działalności.

Zarządzanie drukiem jako część odpowiedzialnej technologii informacyjnej

Rozwiązanie do drukowania nie działa samo w sobie. Musi pasować do zarządzania tożsamością, zarządzania urządzeniami końcowymi, zasad bezpieczeństwa i obsługi użytkowników. Kiedy pracownik odchodzi, jego dostęp do drukowania musi podlegać temu samemu procesowi, co dostęp do innych systemów. Kiedy dostarczany jest nowy komputer, drukowanie musi działać zgodnie z rolą użytkownika, a nie po ręcznej konfiguracji, której nikt nie rejestruje.

To właśnie tutaj podejście operacyjne przynosi największe korzyści. W nexIT nie postrzegamy drukarek jako odizolowanych urządzeń, które trzeba naprawić, gdy się zepsują. Postrzegamy drukowanie jako część systemu informatycznego firmy, z takimi samymi wymaganiami dotyczącymi bezpieczeństwa operacyjnego, dostępu, przeglądu i odpowiedzialności.

Właściwe rozwiązanie nie musi być najbardziej skomplikowane. Firmy, które chcą obniżyć ryzyko i utrzymać koszty pod kontrolą, powinny zacząć od analizy własnych przepływów drukowania: kto drukuje, co jest drukowane, gdzie znajdują się dane i ile czasu zajmuje ten proces. Gdy odpowiedzi będą dostępne, łatwiej będzie wybrać zarządzanie drukowaniem, które wspiera personel, nie dodając kolejnego skomplikowanego systemu do działalności.