Exclaimer tölvupóstundirskriftir fyrirtækja

Tölvupóstur er enn eitt helsta samskiptatæki fyrirtækja. Starfsfólk sendir tilboð, samninga, reikninga, þjónustusvör og upplýsingar sem móta traust viðskiptavina. Samt eru Exclaimer tölvupóstundirskriftir fyrirtækja oft meðhöndlaðar sem smáatriði sem hver starfsmaður leysir á sinn hátt. Það getur skapað ósamræmi, aukið handavinnu og leitt til þess að úreltar eða óviðeigandi upplýsingar fara út fyrir fyrirtækið.

Vel stjórnuð undirskrift er ekki bara nafn, símanúmer og merki. Hún er stjórnað snertipunktur við viðskiptavini, samstarfsaðila og mögulega nýja kaupendur. Þegar henni er sinnt miðlægt verður hún einfaldari í rekstri og öruggari fyrir fyrirtækið.

Af hverju tölvupóstundirskriftir skipta rekstur máli

Í litlu eða meðalstóru fyrirtæki geta tugir starfsmanna sent hundruð tölvupósta á viku. Ef hver þeirra notar mismunandi letur, gamalt merki eða persónulegt sniðmát verður ásýnd fyrirtækisins brotakennd. Viðtakandinn sér ekki skipuritið, heldur sér hann tölvupóstinn sem barst honum.

Ósamræmdar undirskriftir geta einnig valdið beinum rekstrarvanda. Starfsmaður sem skiptir um hlutverk getur haldið áfram að senda út gamla starfsheitið. Starfsmaður sem hættir getur verið með rangar tengiliðaupplýsingar á gömlum tækjum. Ef nýtt símanúmer, lén eða persónuverndartexti tekur gildi þarf upplýsingatækniteymið eða markaðsfólk að treysta því að allir breyti rétt – og að breytingin nái líka til tölvupósta sem eru sendir úr farsíma.

Þetta er ekki skilvirk leið til að stýra fyrirtækjaupplýsingum. Hún byggir á eftirfylgni sem fæst sjaldan fullkomlega.

Hvað Exclaimer gerir öðruvísi

Exclaimer gerir fyrirtækinu kleift að stjórna tölvupóstundirskriftum miðlægt, til dæmis í Microsoft 365 umhverfi. Í stað þess að starfsfólk afriti sniðmát og lagfæri upplýsingar sjálft eru undirskriftir byggðar á samþykktu sniði og gögnum úr fyrirtækjaskrá.

Þannig er hægt að skilgreina eina grunnásýnd fyrir allt fyrirtækið og laga hana að deildum, starfsheitum eða hlutverkum þar sem það á við. Söluteymi getur til dæmis haft viðeigandi tengiliðaupplýsingar og samþykkt kynningarefni, á meðan þjónustuteymi notar skýrari þjónustuleiðir. Grunnurinn er þó sá sami: rétt merki, réttir litir, samræmt snið og gögn sem fyrirtækið treystir.

Mikilvægasti munurinn er stjórn. Þegar breyting þarf að eiga sér stað er hún gerð einu sinni í miðlægu stjórnunarkerfi í stað þess að vera send í leiðbeiningapósti til alls starfsfólks. Það sparar tíma, en dregur líka úr líkum á mistökum.

Exclaimer tölvupóstundirskriftir fyrirtækja styðja vörumerkið

Sterkt vörumerki snýst ekki eingöngu um vandaða heimasíðu eða vel hannað söluefni. Það birtist í endurteknum, hversdagslegum samskiptum. Tölvupóstundirskriftin þarf að vera læsileg, fagleg og trú fyrirtækinu – án þess að taka yfir sjálfan boðskap tölvupóstsins.

Góð undirskrift inniheldur yfirleitt nafn, starfsheiti, fyrirtækisnafn og hentugar samskiptaleiðir. Merki má nota í hófi. Einnig getur hentað að bæta við samþykktri herferð, viðburði eða þjónustuskilaboðum í ákveðinn tíma. Þar þarf þó að gæta meðalhófs. Of stórar myndir, margar krækjur eða auglýsingar í hverjum pósti geta gert samskipti þung og dregið úr trausti.

Það fer eftir starfsemi hvers fyrirtækis hversu mikið efni undirskriftin á að bera. Fjármála-, lögfræði- eða heilbrigðisstarfsemi kann að þurfa sérstakan fyrirvara. Fyrirtæki sem selur ráðgjöf getur viljað leggja áherslu á sérfræðiþekkingu eða bókunarleið. Fyrirtæki með mikla þjónustuþörf gæti sett þjónustunúmer eða þjónustunetfang skýrar fram. Markmiðið er ekki að troða öllu inn, heldur að gera næsta skref auðvelt fyrir viðtakandann.

Minni áhætta þegar upplýsingar eru réttar

Tölvupóstundirskriftir eru ekki sjálfstæð öryggisvörn. Þær koma ekki í stað fjölþáttaauðkenningar, endapunktaverndar, öryggisafrita eða þjálfunar starfsfólks gegn svikum. Þær geta samt stutt öryggi og stjórnun þegar þær eru hluti af skipulögðu upplýsingatækniumhverfi.

Miðlæg stjórnun minnkar líkur á að starfsfólk noti óviðeigandi myndir, óheimilar kynningar eða persónulegar krækjur í viðskiptasamskiptum. Hún hjálpar einnig fyrirtækinu að halda samskiptaupplýsingum réttum þegar starfsmenn koma og fara. Fyrir fyrirtæki með kröfur um rekjanleika, samþykktar upplýsingar og samræmda framsetningu getur það verið gagnlegur hluti af heildarstjórnun.

Einnig þarf að hugsa um persónuvernd. Ekki ætti að birta meira en nauðsynlegt er um einstaka starfsmenn. Persónuleg farsímanúmer, óþarfa starfsupplýsingar eða viðkvæm gögn eiga sjaldnast heima í sjálfvirkri undirskrift. Við hjálpum fyrirtækjum að meta hvaða upplýsingar þjóna raunverulegum tilgangi og hvaða upplýsingar skapa aðeins aukna áhættu.

Hvernig innleiðing ætti að fara fram

Best er að byrja ekki á hönnuninni heldur ábyrgðinni. Hver samþykkir texta, merki, starfstitla og tímabundin kynningarskilaboð? Ef það er óljóst fyrir uppsetningu verður það óljóst eftir uppsetningu. Markaður, rekstur og upplýsingatækni þurfa yfirleitt að eiga sameiginlega ákvörðun, þó að einn aðili beri endanlega ábyrgð.

Næst þarf að skoða gögnin sem undirskriftin á að nota. Starfsheiti, símanúmer, deildarnöfn og staðsetningar verða að vera rétt í fyrirtækjaskrá. Sjálfvirkni margfaldar gæði góðra gagna, en hún margfaldar líka rangar upplýsingar ef grunnurinn er óhreinn.

Þá er skynsamlegt að útbúa fá, skýr sniðmát í stað þess að búa til sérlausn fyrir hvern starfsmann. Algengt er að eitt snið henti flestum, annað stjórnendum og þriðja teyminu sem sinnir þjónustu eða sölu. Hvert sniðmát þarf að prófa á tölvu, vefpósti og farsíma, bæði þegar póstur fer innan fyrirtækisins og til ytri viðtakenda.

Að lokum þarf að setja reglur um viðhald. Herferð sem átti aðeins að standa í mánuð má ekki vera áfram í undirskriftinni hálfu ári síðar. Starfsheiti þurfa að fylgja breytingum í mannauðskerfum og fyrirtækjaupplýsingar þurfa að uppfærast þegar reksturinn breytist. Þetta er lítið verkefni þegar ferlið er skilgreint, en síendurtekið vandamál þegar enginn á það.

Algeng mistök sem kosta óþarfa tíma

Fyrsta mistökin eru að líta á undirskriftir sem hreint markaðsverkefni. Hönnun skiptir máli, en árangurinn veltur jafn mikið á réttri tæknilegri uppsetningu, notendagögnum og reglulegri umsjón. Annað mistökin er að hlaða undirskriftina of miklu efni. Þegar allt er mikilvægt verður lítið læsilegt.

Þriðja mistökin er að gera ráð fyrir að ein uppsetning leysi allt til frambúðar. Fyrirtæki stækka, starfsfólk breytist og þjónusta þróast. Stjórnunarkerfið þarf að þola þessar breytingar án þess að skapa nýtt handvirkt verkefni í hvert sinn.

Fjórða mistökin er að sleppa prófunum. Mynd sem lítur vel út í einum póstforriti getur birst illa í öðru. Lítill prófunarhópur og skýr samþykkt áður en lausnin er sett í almenna notkun koma í veg fyrir pirring og endurvinnu.

Tölvupóstur sem er í takt við reksturinn

Rétt uppsettar Exclaimer undirskriftir skapa ekki eitt og sér meiri sölu eða sterkari netöryggisvörn. Þær fjarlægja hins vegar óþarfa ósamræmi úr samskiptum sem fyrirtækið á daglega. Það gefur starfsfólki færri atriði til að muna, stjórnendum betri yfirsýn og viðskiptavinum faglegri upplifun.

Hjá nexIT lítum við á slíkar lausnir sem hluta af einfaldari og öruggari upplýsingatæknirekstri. Þegar tæki, notendur, öryggi og samskiptaleiðir eru stjórnað með skýrum hætti verður auðveldara að halda kostnaði í skefjum og rekstrinum gangandi. Góð tölvupóstundirskrift á ekki að vera verkefni sem starfsmaðurinn þarf að leysa – hún á að virka rétt, í hvert sinn sem hann sendir póst.