Prófa endurheimt mikilvægra viðskiptagagna

Bilun kemur sjaldan á hentugum tíma. Hún getur birst sem ranglega eydd mappa, læstur notandaaðgangur, bilaður netþjónn eða gagnagíslatökusmit sem dreifist hraðar en starfsfólk nær að bregðast við. Að prófa endurheimt mikilvægra viðskiptagagna er leiðin til að komast að því hvort öryggisafritin ykkar séu raunveruleg rekstrarvörn eða aðeins von sem hefur aldrei verið staðfest.

Mörg fyrirtæki taka afrit á hverjum degi en hafa ekki prófað hvort hægt sé að nota þau. Það er skiljanlegt – daglegur rekstur hefur forgang og enginn vill trufla kerfi að ástæðulausu. En þegar gögn vantar skiptir það litlu máli að afrit hafi verið merkt „lokið“. Það sem skiptir máli er hvort rétt gögn finnist, hvort þau séu óskemmd og hvort starfsfólk geti hafið vinnu aftur innan ásættanlegs tíma.

Afrit eru ekki það sama og endurheimtanleg gögn

Öryggisafrit er tæknilegt ferli. Endurheimt er viðskiptaleg niðurstaða. Munurinn á þessu tvennu getur ráðið því hvort fyrirtæki missir nokkrar vinnustundir eða lendir í dögum af töpuðum tekjum, óánægðum viðskiptavinum og kostnaðarsamri handavinnu.

Afrit geta brugðist af ýmsum ástæðum. Verkefni gæti hafa keyrt án þess að ná í allar skrár. Gagnagrunnur gæti hafa verið tekinn afrit af á röngum tímapunkti. Aðgangsheimildir geta vantað þegar þarf að sækja gögnin, eða geymslan sjálf getur verið tengd sama umhverfi og varð fyrir árás. Í alvarlegri tilfellum hafa fyrirtæki uppgötvað að þau voru að taka afrit af þegar dulkóðuðum eða skemmdum gögnum.

Þess vegna þarf prófun að svara einfaldri spurningu: Getum við endurheimt það sem reksturinn þarf, á þeim tíma sem reksturinn þolir?

Byrjið á því sem stöðvar reksturinn

Ekki eru öll gögn jafn mikilvæg. Fyrirtæki sem reynir að prófa allt í einu verður oft fast í flóknu verkefni sem klárast aldrei. Skynsamlegra er að flokka kerfi og gögn eftir rekstraráhrifum.

Launakerfi, bókhald, viðskiptavinagögn, samningsskjöl, tölvupóstur, framleiðslukerfi og sameiginleg skjalasöfn eru oft ofarlega á lista. Fyrir önnur fyrirtæki er það sölukerfið, verkbókunarkerfið eða sérsmíðaður gagnagrunnur sem er mikilvægastur. Matið þarf að byggjast á því sem starfsfólk og viðskiptavinir geta ekki beðið eftir – ekki aðeins á því sem er tæknilega flókið.

Spyrjið stjórnendur deilda þrjár beinar spurningar: Hvaða upplýsingar þarft þú til að geta unnið? Hversu lengi getur deildin starfað án þeirra? Hvað kostar hver dagur eða hver klukkustund af stöðvun? Svörin hjálpa til við að setja raunhæfar kröfur um endurheimt.

Tvö tímamörk sem þurfa að vera skýr

Fyrra tímamarkið er endurheimtartími – hversu fljótt þarf kerfi að vera komið aftur í notkun eftir bilun. Annað er gagnatapstímabil – hversu mikið af nýjustu vinnu fyrirtækið getur sætt sig við að tapa.

Ef söluteymi skráir pantanir allan daginn gæti það ekki verið ásættanlegt að endurheimta gögn frá síðasta kvöldi. Ef skjalasafn breytist sjaldan gæti slíkt afrit hins vegar dugað. Rétta lausnin fer því eftir eðli rekstursins, áhættu og kostnaði. Tíðari afrit og hraðari endurheimt krefjast yfirleitt meiri fjárfestingar, en langvarandi stöðvun er sjaldan ódýr.

Hvernig á að prófa endurheimt mikilvægra viðskiptagagna

Prófun á ekki að vera óskipulögð æfing þar sem einhver reynir að opna gamalt afrit. Hún þarf að líkja eftir aðstæðum sem gætu raunverulega komið upp, án þess að setja daglegan rekstur í hættu. Best er að endurheimta í aðskilið prófunarumhverfi eða á nýtt tæki, fremur en að skrifa yfir virkt kerfi.

Veljið eitt afmarkað dæmi í hverri prófun. Það gæti verið að endurheimta möppu sem notandi eyddi, ná aftur eldri útgáfu af samningi, setja upp tölvu starfsmanns frá afriti eða endurheimta gagnagrunn í prófunarumhverfi. Með þessu sannreynið þið ekki aðeins tæknina heldur líka hvort ferlið sé nógu einfalt til að virka undir álagi.

Skráið tímann frá því að bilun er tilkynnt þar til gögnin eru nothæf. Athugið síðan gæði niðurstöðunnar. Opnast skjölin? Eru réttar útgáfur til staðar? Virka tengingar, notendaaðgangar og forrit? Er hægt að vinna áfram án þess að upplýsingar vanti? „Endurheimt lokið“ þýðir ekkert ef starfsmaður getur ekki notað gögnin í verki.

Prófið einnig hver ber ábyrgð á hverju skrefi. Ef aðeins einn starfsmaður veit hvar afritin eru eða hvernig á að endurheimta þau, er það sjálfstæð rekstraráhætta. Skýr verkferill þarf að tilgreina hver metur atvikið, hver hefur heimild til að hefja endurheimt, hver upplýsir stjórnendur og hvernig starfsfólk heldur vinnu gangandi á meðan.

Prófið fleiri en eina tegund bilunar

Eydd skrá er algeng og tiltölulega einföld prófun. Hún segir þó ekki alla söguna. Gagnagíslatökuárás, bilaður netþjónn og týnd fartölva reyna á ólíka hluta verndarinnar.

Við gagnagíslatöku þarf að staðfesta að afrit séu varin gegn breytingum eða eyðingu af hálfu árásaraðila. Þar skiptir einnig máli að finna hreinan endurheimtarpunkt, áður en smitið komst inn í umhverfið. Við bilun í tæki þarf að meta hvort hægt sé að koma nýju tæki í rekstur með stillingum, forritum og gögnum innan tilsetts tíma. Við ranglega eyddum gögnum reynir á leit, útgáfustýringu og réttindi.

Þetta er ástæðan fyrir því að ein árleg prófun getur verið of lítið, sérstaklega þegar fyrirtækið breytir kerfum, flytur gögn í skýið, ræður fleiri starfsmenn eða tekur upp nýtt viðskiptakerfi. Prófanir þurfa að fylgja breytingum á umhverfinu. Annars eruð þið að sannreyna fortíðina, ekki þá áhættu sem fyrirtækið stendur frammi fyrir núna.

Algeng mistök sem verða dýr þegar á reynir

Algengasta mistökin eru að treysta sjálfvirkum tilkynningum án þess að skoða innihald þeirra. Grænt merki í stjórnborði staðfestir yfirleitt að verk hafi keyrt – ekki að gögnin séu fullnægjandi eða endurheimtanleg í réttu samhengi.

Annað mistök er að vernda aðeins skrár en ekki kerfið sem gerir þær gagnlegar. Viðskiptavinaskrá í gagnagrunni nýtist lítið ef forritið, stillingarnar, leyfin eða tengingarnar sem lesa skrána eru ekki til staðar. Sama á við um Microsoft 365 og önnur skýjakerfi. Skýjaveita tryggir rekstur eigin grunnkerfa, en fyrirtækið þarf samt að skilgreina hvernig það verndar sín gögn, notendur og endurheimtarkröfur.

Þriðja mistökin eru að vanmeta mannlega þáttinn. Í alvarlegu atviki verður starfsfólk fyrir álagi, upplýsingar eru óljósar og ákvarðanir þurfa að taka hratt. Stuttur, æfður verkferill er verðmætari en löng stefna sem enginn hefur lesið síðan hún var samþykkt.

Gerið prófanir að hluta af rekstrinum

Hæfileg tíðni ræðst af breytingahraða og mikilvægi gagnanna. Fyrirtæki með viðkvæm eða síbreytileg gögn gæti prófað lykilendurheimt mánaðarlega og stærra atvik ársfjórðungslega. Fyrirtæki með einfaldara umhverfi getur byrjað með reglubundinni hálfsársæfingu, svo lengi sem það skoðar niðurstöður og bregst við frávikum.

Hver prófun ætti að skilja eftir sig stutta skráningu: hvað var prófað, hvaða endurheimtarpunktur var notaður, hversu langan tíma það tók, hvaða vandamál komu upp og hver ber ábyrgð á úrbótum. Þetta skapar gagnlegt sönnunargagn fyrir stjórnendur, viðskiptavini og kröfur um öryggi eða reglufylgni. Mikilvægast er þó að skráningin leiði til breytinga, ekki að hún safni ryki.

Við hjá nexIT lítum á afrit og endurheimt sem hluta af daglegri rekstrarábyrgð, ekki sem verkefni sem er opnað eftir áfall. Við hjálpum fyrirtækjum að skilgreina forgangsröðun, fylgjast með afritum, prófa raunveruleg endurheimtarferli og laga veikleika áður en þeir verða að rekstrarstöðvun.

Næsta skref þarf ekki að vera stórt. Veljið eitt kerfi sem fyrirtækið gæti ekki verið án í viku, setjið upp örugga prófun og mælið niðurstöðuna. Sú æfing gefur ykkur skýrari mynd af raunverulegri viðnámsþrótt en nokkur staðfesting á því að afrit hafi keyrt um nóttina.