Hvað kostar rekstraraðili í upplýsingatækni?

Þegar starfsmaður kemst ekki inn í tölvupóstinn, viðskiptakerfið stöðvast eða grunsamleg skilaboð berast þarf fyrirtækið ekki bara tækniaðstoð. Það þarf að vita hver tekur ábyrgð, hversu fljótt brugðist er við og hvað það kostar. Spurningin „hvað kostar rekstraraðili upplýsingatækni“ snýst því sjaldan eingöngu um mánaðargjaldið. Hún snýst um kostnaðinn við að halda rekstrinum gangandi – og kostnaðinn þegar það tekst ekki.

Fyrir lítil og meðalstór fyrirtæki er rekstraraðili í upplýsingatækni oft hagkvæmari leið en að byggja upp fulla innri tæknideild. Verðið ræðst þó af umhverfinu sem á að reka, áhættunni sem þarf að stjórna og þjónustustiginu sem fyrirtækið þarfnast. Góð verðlagning á að vera skiljanleg, fyrirsjáanleg og tengd raunverulegri ábyrgð.

Hvað kostar rekstraraðili í upplýsingatækni í reynd?

Algengasta fyrirkomulagið er fast mánaðargjald á hvern notanda, tæki eða bæði. Þá greiðir fyrirtækið fyrir afmarkað þjónustustig sem getur falið í sér daglega umsýslu kerfa, notendaþjónustu, vöktun, öryggisvarnir, afritun og ráðgjöf. Sum verkefni, til dæmis stórar flutningar, uppsetning nýs kerfis eða ítarlegt öryggismat, eru oft verðlögð sérstaklega.

Það er freistandi að bera aðeins saman gjaldið á hvern notanda. Það segir þó ekki alla söguna. Tilboð sem virðist ódýrt getur útilokað viðbrögð við atvikum, netöryggisvöktun, endurheimtarprófanir eða stuðning við starfsmenn. Þá bætast kostnaðarsöm aukaverk við þegar þörfin verður mest.

Rétta spurningin er því ekki aðeins „hvað kostar þetta á mánuði?“ heldur „hvað fáum við fyrir kostnaðinn og hvað situr eftir á okkar ábyrgð?“ Fyrirsjáanlegt gjald hefur mest virði þegar það dregur úr ófyrirséðum vandamálum, stöðvun og áhættu.

Þættir sem móta verðið

Stærð fyrirtækisins skiptir máli, en hún er ekki eini mælikvarðinn. Fyrirtæki með 25 starfsmenn getur verið með flóknara rekstrarumhverfi en fyrirtæki með 75 starfsmenn ef það vinnur með viðkvæm gögn, sérhæfð rekstrarkerfi eða dreifðan hóp starfsmanna.

Fjöldi notenda, tækja og staðsetninga

Hver notandi þarf yfirleitt aðgang að tölvupósti, skrám, forritum, lykilorðastýringu og stuðningi. Hver fartölva, borðtölva og farsími þarf jafnframt reglulegar uppfærslur, öryggisstillingar og eftirlit. Fleiri tæki þýða meiri umsýslu, en vel stýrt umhverfi getur lækkað kostnað á hvern notanda.

Margar starfsstöðvar, heimavinna og ferðandi starfsfólk geta aukið kröfurnar. Þá þarf að tryggja að starfsfólk geti unnið örugglega utan skrifstofunnar án þess að opna óþarfa leiðir inn í kerfi fyrirtækisins.

Öryggiskröfur og áhætta

Öryggi er einn stærsti verðþátturinn, enda geta afleiðingar netárásar farið langt umfram kostnaðinn við þjónustuna. Grunnvernd getur falið í sér öryggisuppfærslur, fjölþáttaauðkenningu, vörn á endabúnaði og örugga stjórnun aðganga. Fyrirtæki sem meðhöndla greiðsluupplýsingar, heilsufarsgögn, lögfræðileg gögn eða önnur trúnaðargögn þurfa oft dýpri varnir, betri skráningu og skýrari ferla.

Þetta þýðir ekki að hvert fyrirtæki þurfi flóknustu lausnina á markaðnum. Það þarf lausn sem passar við áhættuna. Of lítil vörn skilur eftir veikleika. Of flókið kerfi getur aftur á móti orðið dýrt, erfitt í rekstri og lítið notað.

Þjónustustig og viðbragðstími

Er stuðningur veittur á hefðbundnum vinnutíma eða þarf að vera hægt að kalla eftir aðstoð utan hans? Fá allir starfsmenn beinan aðgang að þjónustuborði? Er tilgreindur viðbragðstími fyrir alvarleg atvik? Þessar ákvarðanir hafa áhrif á verðið.

Mikilvægt er að greina á milli viðbragðstíma og lausnartíma. Það að fá staðfestingu innan skamms tíma er gott, en fyrirtækið þarf einnig að vita hvernig mál eru forgangsraðað og hver ber ábyrgð þar til þau eru leyst. Þegar lykilkerfi liggur niðri er ekki nóg að fá tölvupóst um að beiðni hafi verið móttekin.

Afritun og endurheimt

Afrit eru ekki það sama og endurheimtaráætlun. Fyrirtæki þarf að vita hvaða gögn eru afrituð, hversu oft, hvar afritin eru geymd og hversu langan tíma tekur að endurheimta þau. Enn mikilvægara er að prófa ferlið reglulega.

Verð á afritun fer meðal annars eftir gagnamagni, varðveislutíma og því hvort endurheimta þarf heilu kerfin eða aðeins einstakar skrár. Ódýrasta afritunarlausnin er ekki endilega hagkvæmust ef hún getur ekki komið fyrirtækinu aftur í rekstur þegar á reynir.

Hvað ætti að vera innifalið í mánaðargjaldinu?

Fast verð virkar best þegar þjónustusviðið er skýrt. Fyrirtæki ætti almennt að geta séð hvort gjaldið nær til daglegrar kerfisstjórnunar, eftirlits með tækjum, uppfærslna, notendaumsýslu, stuðnings, öryggisvarna, afritunar og reglulegrar ráðgjafar.

Einnig þarf að skýra hvað er utan samnings. Stór innleiðingarverkefni, kaup á vélbúnaði, leyfisgjöld frá hugbúnaðarframleiðendum og vinna við sérhæfð eldri kerfi geta verið aukakostnaður. Það er ekki sjálfkrafa neikvætt. Óljós mörk eru vandamálið, ekki eðlileg afmörkun verkefna.

Biddu um raunhæf dæmi: Hvað gerist þegar nýr starfsmaður byrjar? Hvað kostar að setja upp nýja fartölvu? Hvernig er brugðist við ef starfsmaður smellir á svikapóst? Hvað er gert ef fyrirtækið missir aðgang að mikilvægum gögnum? Svörin sýna betur en almennur þjónustulisti hvort verðlagningin endurspeglar ábyrgðina sem boðin er.

Samanburðurinn sem skiptir máli: innri starfsmaður eða rekstrarþjónusta

Laun eins tæknimanns eru aðeins hluti af kostnaði við innri upplýsingatækni. Bætast við ráðningar, þjálfun, fjarvera, verkfæri, leyfi og sú staðreynd að einn einstaklingur getur sjaldan verið sérfræðingur í notendaþjónustu, skýjaumhverfi, netöryggi, afritun og stefnumótun á sama tíma.

Rekstraraðili veitir yfirleitt aðgang að teymi með mismunandi sérþekkingu og sameiginlegum verkfærum. Fyrir mörg fyrirtæki er það skynsamleg leið til að fá víðari þjónustu án þess að halda úti stóru tækniteymi. Á móti kemur að samstarfið verður að byggjast á góðri yfirsýn yfir reksturinn, skýrum samskiptum og þjónustuaðila sem þekkir forgangsröðun fyrirtækisins.

Innri tæknimaður getur verið rétta lausnin fyrir fyrirtæki með mjög sérhæft umhverfi eða mikla daglega tæknivinnu á staðnum. Í mörgum tilvikum virkar blanda einnig vel: innri ábyrgðaraðili sem þekkir starfsemina ásamt rekstraraðila sem sér um daglegan rekstur, öryggi og sérfræðiverkefni.

Varastu verð sem hljómar of gott til að vera satt

Lágt upphafsverð getur falið í sér takmarkaðan stuðning, margar undanþágur eða óskýra ábyrgð. Það getur líka þýtt að þjónustuaðilinn bregðist fyrst við þegar eitthvað bilar, í stað þess að vinna fyrirbyggjandi með uppfærslur, eftirlit og öryggi.

Spyrðu sérstaklega hvort þjónustan feli í sér reglulega yfirferð á áhættu, stöðu afrita, aðgangsstýringum og öryggisuppfærslum. Spyrðu einnig hvernig árangur er mældur. Gott samstarf á ekki að byggjast á því að sem flestir þjónustutímar séu skráðir, heldur að færri alvarleg vandamál komi upp og starfsfólk geti unnið án tafa.

Hjá nexIT leggjum við áherslu á að upplýsingatækni sé rekstrarleg ábyrgð, ekki safn ótengdra verkfæra og reikninga. Þegar umsýsla, öryggi og endurheimt eru samræmd verður auðveldara að sjá bæði kostnaðinn og ávinninginn.

Hvernig færðu sambærileg tilboð?

Gefðu öllum þjónustuaðilum sömu grunnupplýsingar: fjölda notenda og tækja, notuð kerfi, starfsstöðvar, fjarvinnu, gagnakröfur, þekkt vandamál og væntingar um þjónustu. Annars færðu tilboð sem líta út fyrir að vera sambærileg en ná í raun til gjörólíkra hluta.

Farðu síðan yfir tilboðin með rekstrarlegum gleraugum. Hversu mikið af ábyrgðinni flyst til þjónustuaðilans? Hvað er gert fyrirbyggjandi? Hvaða öryggisráðstafanir eru staðlaðar? Hvernig eru afrit prófuð? Hver svarar þegar mikilvæg þjónusta stöðvast? Þannig verður hægt að meta heildarkostnaðinn, ekki bara lægstu töluna í tilboðinu.

Besti rekstraraðilinn er ekki endilega sá ódýrasti. Hann er sá sem gerir kostnaðinn skiljanlegan, dregur úr óþarfa áhættu og hjálpar fyrirtækinu að halda áfram að vinna þegar óvænt atvik eiga sér stað. Byrjaðu á að kortleggja hvað má aldrei stoppa í þínum rekstri – þar liggur grunnurinn að þjónustu sem borgar sig.