Printix prentstjórnun fyrir fyrirtæki í vexti

Starfsmaður þarf að prenta samning rétt fyrir fund, en finnur ekki rétta prentarann. Annar sendir skjal á sameiginlegt tæki og gleymir að sækja það. Á meðan eyðir upplýsingatækniteymið tíma í rekla, aðgangsvandamál og prentara sem virðast virka á einni skrifstofu en ekki annarri. Printix prentstjórnun fyrir fyrirtæki tekur á þessum hversdagslegu vandamálum með miðlægri, skýjastýrðri nálgun sem gerir prentun einfaldari fyrir starfsfólk og viðráðanlegri fyrir reksturinn.

Prentun fær oft litla athygli þar til hún stöðvar vinnu. Þá kemur í ljós að hún er ekki aðeins spurning um pappír og tæki. Hún snýst um aðgang að skjölum, öryggi trúnaðargagna, kostnað, þjónustu við starfsfólk og getu fyrirtækisins til að halda áfram þegar fólk vinnur á fleiri en einum stað.

Hvað leysir Printix prentstjórnun fyrir fyrirtæki?

Hefðbundið prentumhverfi byggir gjarnan á prentþjóni, staðbundnum reklum og handvirkri uppsetningu á hverri tölvu. Það kann að duga á lítilli skrifstofu með föstum tækjum, en flækjan vex hratt þegar starfsfólk fjölgar, vinnur heiman frá sér eða notar fartölvur á fleiri en einni starfsstöð.

Printix færir stjórnunina í skýið. Í stað þess að setja upp og viðhalda prentlausnum á hverju neti er hægt að úthluta prenturum, stillingum og aðgangi miðlægt. Starfsfólk sér þá þá prentara sem það á að geta notað og upplýsingatækni fær skýrari yfirsýn yfir notkun, tæki og möguleg frávik.

Þetta útilokar ekki alla umsýslu. Prentarar þurfa áfram viðhald, pappír og stundum sérhæfðar stillingar. Munurinn er sá að dagleg stjórnun verður ekki háð einum eldri þjóni, flóknum VPN-tengingum eða því að starfsmaður í þjónustuborði þurfi að tengjast hverri tölvu til að laga prentara.

Prentun er líka öryggismál

Ósótt prentskjöl á sameiginlegum prentara eru vanmetin áhætta. Launagögn, viðskiptasamningar, persónuupplýsingar og fjárhagsupplýsingar geta legið sýnileg þar sem fleiri en réttur viðtakandi eiga leið um. Fyrirtæki sem gæta vel að tölvupósti og skýjageymslum ættu að beita sömu hugsun á pappírsskjal sem kemur út úr tæki á gangi.

Með öruggri losun prentverka getur starfsmaður sent skjalið í bið og sótt það aðeins þegar hann auðkennir sig við prentarann, til dæmis með korti, PIN-númeri eða annarri skilgreindri aðferð. Það minnkar líkur á að gögn lendi í röngum höndum og dregur jafnframt úr sóun vegna verka sem enginn sækir.

Aðgangsstýring skiptir einnig máli. Ekki allir þurfa að geta prentað á öllum tækjum, og ákveðnar deildir geta þurft sérreglur fyrir litprentun, stærri verk eða tæki sem eru nálægt viðkvæmum vinnusvæðum. Rétt uppsett prentstjórnun styður þessar reglur án þess að gera einfalt verkefni óþarflega þungt fyrir notandann.

Minni kostnaður kemur frá betri stjórn, ekki bara færri blöðum

Kostnaður við prentun er sjaldan sýnilegur á einum reikningi. Hann dreifist á leigu eða kaup tækja, blek og andlitsvatn, pappír, viðgerðir, rafmagn, þjónustutíma og tapaðan vinnutíma þegar prentun bregst. Þegar engin heildaryfirsýn er til staðar verður auðvelt að halda áfram með dýr vinnubrögð vegna þess að enginn sér umfangið.

Printix getur gefið stjórnendum betri upplýsingar um hvar og hvernig prentað er. Sú innsýn gerir kleift að ræða raunverulegar ákvarðanir: Eru litprentanir réttlætanlegar? Eru of mörg tæki í rekstri? Þarf hver deild sitt eigið tæki, eða hentar sameiginlegt og öruggt tæki betur? Er hægt að beina ákveðnum verkum sjálfgefið á hagkvæmari prentara?

Markmiðið á ekki að vera að banna prentun af prinsippástæðum. Í mörgum rekstrarumhverfum eru pappírsgögn nauðsynleg, til dæmis í móttöku, fjármálum, lögfræði, heilbrigðisþjónustu eða vöruhúsum. Markmiðið er að fyrirtækið viti hvað það notar, verndi skjölin og greiði ekki fyrir óþarfa flækju.

Þegar starfsfólkið vinnur hvar sem er

Blönduð vinnutilhögun hefur breytt væntingum til innri þjónustu. Starfsmaður vill geta opnað fartölvu, fundið viðeigandi prentara á skrifstofunni og lokið verki án þess að hringja í þjónustuborð. Hann þarf ekki að vita hvaða netþjónn, IP-tala eða rekill liggur að baki.

Skýjastýrð prentun getur gert þetta mun einfaldara, sérstaklega þegar fyrirtækið er með fleiri en eina starfsstöð eða tekur reglulega á móti nýju starfsfólki. Uppsetningin getur fylgt notanda og tæki samkvæmt skilgreindum reglum í stað þess að vera sérstakt verkefni í hvert sinn sem tölva er endurnýjuð.

Það fer þó eftir umhverfinu hversu einföld breytingin verður. Fyrirtæki með eldri sérhæfð tæki, framleiðslumerkingar, sérstök bókhaldskerfi eða strangar kröfur um staðbundna virkni þarf að kortleggja prentflæðið áður en breyting er gerð. Þar er hættan ekki í skýjalausninni sjálfri, heldur í að gera ráð fyrir að allar prentþarfir séu eins.

Innleiðing sem truflar ekki reksturinn

Góð innleiðing hefst ekki á því að setja hugbúnað á allar tölvur. Hún hefst á einföldum spurningum: Hvaða tæki eru í notkun? Hverjir þurfa að prenta? Hvaða skjöl eru viðkvæm? Hvar verða flest þjónustutilvik? Og hvaða kostnaður er að myndast án þess að hann sjáist?

Næst þarf að ákveða reglur sem styðja vinnuna frekar en að hindra hana. Starfsfólk í móttöku gæti þurft hraða sjálfgefna prentun. Fjármálateymi gæti þurft örugga losun. Stjórnendur gætu þurft aðgang á fleiri en einni starfsstöð. Þessar þarfir eiga ekki að neyða fyrirtækið í margar aðskildar lausnir ef hægt er að stjórna þeim með skýrum hlutverkum og stillingum.

Prófun með afmörkuðum hópi er oft skynsamleg. Hún gefur færi á að finna sérstakar stillingar, þjálfa lykilnotendur og laga upplifunina áður en lausnin fer í alla starfsemina. Eftir innleiðingu þarf síðan að fylgjast með notkun, þjónustubeiðnum og öryggisreglum. Prentumhverfi er ekki verkefni sem er klárað einu sinni, heldur hluti af daglegum rekstri.

Prentstjórnun sem hluti af ábyrgri upplýsingatækni

Prentlausn stendur ekki ein og sér. Hún þarf að passa við auðkennisstýringu, stjórnun endatækja, öryggisreglur og þjónustu við notendur. Þegar starfsmaður hættir þarf aðgangur hans að prentun að fylgja sama ferli og aðgangur að öðrum kerfum. Þegar ný tölva er afhent þarf prentun að virka samkvæmt hlutverki notandans, ekki eftir handvirkri uppsetningu sem enginn skráir.

Þetta er þar sem rekstrarleg nálgun skilar mestum árangri. Hjá nexIT horfum við ekki á prentara sem einangrað tæki sem þarf að laga þegar það bilar. Við horfum á prentun sem hluta af upplýsingakerfi fyrirtækisins, með sömu kröfum um rekstraröryggi, aðgang, yfirsýn og ábyrgð.

Rétt lausn þarf ekki að vera sú flóknasta. Fyrirtæki sem vilja lækka áhættu og halda kostnaði í skefjum ættu að byrja á að skoða eigin prentflæði: hver prentar, hvað er prentað, hvar liggja gögnin og hversu mikinn tíma ferlið tekur. Þegar svörin liggja fyrir verður auðveldara að velja prentstjórnun sem styður starfsfólkið án þess að bæta enn einu flóknu kerfi við reksturinn.