Hvernig velja upplýsingatækniþjónustu fyrir fyrirtækið

Efnisyfirlit

• Byrjaðu á því að skilgreina þarfir fyrirtækisins
  • Hvaða verkefni sinnir starfsfólkið nú þegar
  • Hvað má ekki stöðvast
• Hvað á að vera innifalið í upplýsingatækniþjónustu
• Samanburður á upplýsingatækniþjónustu: hvað á að bera saman
• Netöryggisþjónusta fyrir fyrirtæki: hvað skal athuga
• Kostnaður við upplýsingatækniþjónustu og útvistun
• Þjónustusamningur upplýsingatækni: hvað á að standa í honum
• Næsta skref: óskaðu eftir tilboði frá nexIT
• Algengar spurningar

Byrjaðu á því að skilgreina þarfir fyrirtækisins

Flest fyrirtæki kaupa upplýsingatækniþjónustu of seint og án skýrrar hugmyndar um hvað þau þurfa. Að velja réttu upplýsingatækniþjónustuna byrjar á því að skilja eigin þarfir, ekki á því að bera saman verðlista.

Þegar þú skilgreinir þarfirnar færðu betri tilboð og minni óvissu. Þú sérð líka hvort þú þarft daglega aðstoð, netöryggi, afritun eða allt þetta saman. Hér eru fyrstu skrefin.

Síðast uppfært: 30. október 2026

Byrjaðu á því að skilgreina þarfir fyrirtækisins

Flest fyrirtæki kaupa upplýsingatækniþjónustu of seint og án skýrrar hugmyndar um hvað þau þurfa. Að velja réttu upplýsingatækniþjónustuna byrjar á því að skilja eigin þarfir, ekki á því að bera saman verðlista.

Góð byrjun er að skrifa niður hvað starfsfólkið gerir á hverjum degi. Það sýnir hvar tæknin þarf að virka best.

Hvaða verkefni sinnir starfsfólkið nú þegar

Skrifaðu niður öll verkefni sem tengjast tölvum, hugbúnaði og netinu. Hafðu með:

• Innskráningar í kerfi og lykilorðabreytingar
• Prentara, skanna og fundarbúnað
• Póst, skjöl og samnýtingu skráa
• Uppsetningu nýrra tækja fyrir nýtt starfsfólk

Taktu fram hver sinnir þessu núna. Oft er það einn starfsmaður sem gerir þetta í hjáverkum. Það er merki um að þú þurfir stuðning.

Hvað má ekki stöðvast

Spurðu þig hvaða kerfi valda tjóni ef þau liggja niðri í einn dag. Algeng dæmi eru:

• Bókhald og reikningagerð
• Póstþjónn og samskipti við viðskiptavini
• Skráarkerfi með verkefnagögnum
• Greiðslu- og pöntunarkerfi

Raðaðu kerfunum eftir mikilvægi. Efst eiga að vera þau sem stöðva tekjur eða fela í sér viðkvæm gögn.

Hvað á að vera innifalið í upplýsingatækniþjónustu

Góð upplýsingatækniþjónusta nær yfir meira en bilanagreiningu. Hún ætti að sinna daglegum rekstri, öryggi og áætlun til framtíðar.

Spurðu hvort eftirfarandi atriði séu innifalin í tilboðinu:

• Daglegur stuðningur við starfsfólk með skýrum viðbragðstíma
• Eftirlit með tækjum og hugbúnaðaruppfærslum
• Netöryggi, þar á meðal vörn gegn svikapósti
• Afritun gagna og prófun á endurheimt þeirra
• Reglubundin skýrsla um stöðu kerfanna

Ef eitthvað af þessu vantar þarftu að spyrja hvað kostar aukalega. Sumir þjónustuaðilar bjóða bara upp á viðbragð þegar eitthvað bilar, og það er ekki það sama og fyrirbyggjandi þjónusta.

Samanburður á upplýsingatækniþjónustu: hvað á að bera saman

Samanburður á upplýsingatækniþjónustu snýst ekki bara um verð. Berðu saman þjónustustig, viðbragðstíma og hvað er innifalið, en gerðu það með skriflegum hætti svo hægt sé að bera tilboð lið fyrir lið.

Byrjaðu á að setja upp samanburðartöflu í töflureikni. Fyrir hvern þjónustuaðila skaltu skrá:

• Viðbragðstími eftir alvarleika: Hversu margar klukkustundir líða frá tilkynningu þar til vinna hefst? Skilgreindu þrjú stig: truflun á öllu fyrirtækinu, truflun á einni deild og einstaklingsvandamál. Biddu um tímana skriflega.
• Þjónustutími: Er aðstoð á skrifstofutíma, framlengdum tíma eða allan sólarhringinn? Athugaðu hvort utan-skrifstofutími er innifalinn eða rukkaður sérstaklega.
• Málsmeðferð og stigmögnun: Hver tekur við máli, hvenær er því vísað áfram og hvernig er upplýst um stöðu? Góðir aðilar lýsa ferlinu í þjónustulýsingu.
• Þekja: Nær þjónustan til vinnustöðva, netbúnaðar, netþjóna, skýjaþjónustu, prentara og farsíma? Sumir takmarka sig við ákveðin tæki.
• Skýrslugjöf: Færðu mánaðarlega skýrslu um atvik, svartíma og stöðu öryggis? Ef ekki, hvernig sérðu hvort þjónustan skili sér?
• Reynsla og viðmið: Hefur aðilinn unnið með fyrirtækjum í sambærilegri stærð og rekstri? Biddu um tvö til þrjú viðmið og hringdu í þau.

Þegar þú hefur fyllt töfluna skaltu forgangsraða eftir því sem má ekki stöðvast. Ef póstur og bókhald eru mikilvægust skaltu krefjast skýrra svartíma fyrir þau kerfi sérstaklega. Biddu um skriflegt tilboð og berðu það saman lið fyrir lið við aðra aðila. Verð án skilgreindrar þjónustu segir lítið.

Eftirfarandi tafla dregur saman þau atriði sem á að bera saman þegar tilboð eru skoðuð.

Hafðu samband →

Atriði	Hvað á að skrá	Athugasemd
Viðbragðstími	Þrjú stig: allt fyrirtækið, ein deild, einstaklingur	Biddu um tímana skriflega
Þjónustutími	Skrifstofutími, framlengdur tími eða sólarhringur	Athugaðu hvort utan-skrifstofutími er rukkaður sérstaklega
Málsmeðferð	Hver tekur við máli og hvernig er stigmögnun	Lýst í þjónustulýsingu
Þekja	Vinnustöðvar, netbúnaður, netþjónar, ský, prentarar, farsímar	Sumir takmarka sig við ákveðin tæki
Skýrslugjöf	Mánaðarleg skýrsla um atvik, svartíma og öryggi	Án skýrslu sérðu ekki hvort þjónustan skilar sér
Reynsla	Tvö til þrjú viðmið frá sambærilegum fyrirtækjum	Hringdu í viðmiðin

Netöryggisþjónusta fyrir fyrirtæki: hvað skal athuga

Netöryggisþjónusta fyrir fyrirtæki ætti að byrja á grunninum. Mörg tjón verða vegna einfaldra atriða eins og veikra lykilorða og ófærðra uppfærslna.

Athugaðu sérstaklega:

• Tveggja þátta auðkenning á póstkerfi og lykilkerfum
• Vörn gegn svikapósti og vefveiðum
• Reglubundin afritun sem er geymd utan staðarins
• Skráning atvika og áætlun um viðbrögð

Spurðu þjónustuaðilann hvernig hann prófar endurheimt gagna. Afrit sem hefur aldrei verið prófað er óvíst afrit. Þú getur líka lesið þig til um leiðbeiningar Netöryggisseturs um grunnvarnir fyrir fyrirtæki.

Kostnaður við upplýsingatækniþjónustu og útvistun

Kostnaður við upplýsingatækniþjónustu fer eftir fjölda notenda, umfangi kerfa og því hvaða þjónusta er innifalin. Verð fer eftir umfangi þjónustunnar og því hvaða þættir eru innifaldir. Fyrir nákvæmt verð er best að skoða vefsíðu nexIT eða óska eftir tilboði.

Verð ræðst meðal annars af:

• Fjölda starfsfólks og tækja
• Umfangi netöryggis og afritunar
• Viðbragðstíma sem þú þarft
• Hvort þú vilt útvista allri deildinni eða hluta hennar

Mörg fyrirtæki sem hafa einn starfsmann í upplýsingatækni spyrja hvort útvistun borgi sig. Svarið fer eftir því hversu mikill tími fer í stuðning og hve mikil áhætta fylgir bilunum. Sjáðu hvenær á að útvista upplýsingatækni fyrirtækisins áður en þú tekur ákvörðun.

Biddu alltaf um tilboð sem sýnir verð fyrir hverja þjónustu sérstaklega. Þannig sérðu hvað þú borgar fyrir.

Þjónustusamningur upplýsingatækni: hvað á að standa í honum

Þjónustusamningur um upplýsingatækni er jafn mikilvægur og tilboðið sjálft. Á síðunni Kerfisstjórnun fyrirtækja sem heldur rekstri gangandi sérðu hvernig reglubundin umsjón með kerfum er byggð upp í framkvæmd. Þar ræðst hvað gerist þegar eitthvað fer úrskeiðis, hver ber ábyrgð og hvernig þú kemst út úr samstarfinu ef það gengur ekki upp.

Gakktu úr skugga um að samningurinn tilgreini eftirfarandi atriði skýrum orðum:

• Umfang og undanskilið: Hvaða þjónusta er innifalin, hvað er aukalega og hvað er undanskilið. Skráðu tæki, kerfi og staðsetningar.
• Viðbragðstímar eftir alvarleika: Tímar frá tilkynningu til viðbragðs og til lausnar, flokkaðir eftir stigum. Þeir eiga að vera mælanlegir og tengdir skýrslugjöf.
• Þjónustutími og aðgengi: Hvenær er aðstoð í boði, hvernig er haft samband og hvaða rásir eru leyfðar.
• Ábyrgð og skaðabætur: Hvað gerist ef viðbragðstími er ekki haldinn eða ef gögn tapast? Sumir samningar hafa þak á ábyrgð; athugaðu hvort það þak sé raunhæft.
• Gögn og persónuvernd: Hver á gögnin, hvar eru þau geymd, hverjir hafa aðgang og hvernig er staðið að vinnslu persónuupplýsinga. Ef þú vinnur með viðkvæm gögn, eins og í heilbrigðisþjónustu, skaltu spyrja hvernig þjónustuaðilinn uppfyllir persónuverndarkröfur og hvort gerður sé vinnslusamningur.
• Afritun og endurheimt: Hversu oft er afritað, hvar eru afrit geymd og hversu oft er endurheimt prófuð? Biddu um skriflega lýsingu á ferlinu.
• Uppsögn og útflutningur gagna: Hversu langur uppsagnarfrestur er, hvernig er skilað gögnum og á hvaða formi? Þetta á að vera skýrt áður en samningur er undirritaður.
• Mælikvarðar og skýrslugjöf: Hvaða þættir eru mældir, svartími, uppitími, fjöldi atvika, og hversu oft er skýrsla lögð fram?

Farðu yfir samninginn með þeim sem þekkir reksturinn og, ef um viðkvæm gögn er að ræða, með lögfræðingi. Góður samningur lýsir samstarfinu á skýran hátt og gerir báðum aðilum auðveldara að meta árangur.

Upplýsingar um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga

Næsta skref: óskaðu eftir tilboði frá nexIT

Þú hefur nú lista yfir þarfir, það sem þarf að vera innifalið og spurningar um samninga. Næsta skref er að bera þetta saman við raunverulegt tilboð.

Hafðu samband við nexIT og segðu okkur frá kerfunum þínum, starfsfólki og því sem má ekki stöðvast. Við förum yfir þarfirnar með þér og gerum tilboð sem sýnir hvað er innifalið.

Algengar spurningar

Hvernig vel ég upplýsingatækniþjónustu fyrir fyrirtækið mitt?

Byrjaðu á að skrá hvaða kerfi og verkefni skipta mestu máli fyrir reksturinn, svo sem tölvupóst, bókhald, afritun gagna og netöryggi. Berðu síðan saman að minnsta kosti þrjá þjónustuaðila eftir því hvort þeir svara fljótt, hvernig þeir mæla þjónustustig og hvort þeir bjóða upp á skriflega þjónustusamninga. Biddu um tilboð þar sem fram kemur hvað er innifalið, og gakktu úr skugga um að verðið sé skýrt. Verð fer eftir umfangi þjónustunnar, og fyrir nákvæmt tilboð er best að hafa samband við nexIT.

Hvað ætti að vera innifalið í upplýsingatækniþjónustu?

Almenn upplýsingatækniþjónusta nær yfirleitt yfir eftirlit með tölvukerfum, uppfærslur, notendaaðstoð fyrir starfsfólk, netkerfi, afritun og endurheimt gagna og netöryggisvarnir. Athugaðu hvort þjónustan innifelur einnig eftirlit utan opnunartíma og hversu hratt þjónustuaðilinn bregst við bilunum. Gagnlegt er að bera saman lista yfir innifalin verkefni við raunverulegar þarfir fyrirtækisins svo engin atriði gleymist. Hafðu samband við nexIT til að fá yfirlit yfir það sem fellur undir þjónustu okkar.

Er hagkvæmara að útvista upplýsingatækni eða hafa sérfræðing í eigin starfsliði?

Svarið ræðst af umfangi starfseminnar. Fyrirtæki með einn starfsmann sem sinnir upplýsingatækni er oft með veikt öryggi og takmarkað bakland þegar veikindi eða álag koma upp. Útvistun getur dregið úr áhættu og veitt aðgang að fleiri sérfræðingum, en kostnaðurinn fer eftir umfangi. Berðu saman heildarkostnað við launakostnað, verkfæri og þjónustu, og taktu tillit til tímans sem sparast. Fyrir nákvæmari samanburð er hægt að óska eftir tilboði frá nexIT.

Hvernig met ég netöryggi upplýsingatækniþjónustuaðila?

Spurðu hvernig þjónustuaðilinn verndar gögn, hvort hann notar fjölþátta auðkenningu, hvernig afritun er framkvæmd og hvar gögnin eru geymd. Biddu um skriflega lýsingu á viðbragðsáætlun ef netárás verður og athugaðu hvort þjónustuaðilinn hafi reglulega öryggisúttektir. Fyrirspurnir um þessi atriði sýna fljótt hvort þjónustuaðili tekur öryggi alvarlega. Hjá nexIT er netöryggi hluti af heildstæðri þjónustu okkar og við getum farið yfir þessi atriði með þér.